Dokumente digital verwalten

Dateien finden statt suchen

Dokumente, wie Briefe und Mails aber auch andere Dateien wie z.B. Bilder oder Tabellen können im XRM-OFFICE Anwendungskontext, also zu Kontakten, Projekten, etc., abgelegt werden. Durch die Dateiablage befinden sich wichtige Dokumente und Dateien genau dort, wo sie hingehören nämlich in den zugehörigen Anwendungsbereichen. Ein umständliches Suchen von Dateien im Windows Explorer gehört damit der Vergangenheit an. Die Dokumentenhistorie wird entweder automatisch vom System ergänzt, wenn z.B. aus dem XRM heraus Mails oder Briefe versendet werden. Sie können aber auch beliebige Dateien per Drag & Drop in die Dokumentenlisten ziehen oder über die Zwischenablage einfügen.

Anwendungsbereiche  der Dokumentenverwaltung 

  • Kontaktmanagement
  • Projektmanagement
  • Kampagnenmanagement
  • Verkaufschancen
  • Tickets

Einfacher Zugriff auf Dateien in gewohnter Filestruktur

Die XRM-Office Dokumentenverwaltung basiert auf dem Windows Filesystem, d.h. Dokumentdateien werden in einer Ordnerstruktur abgelegt auf die im Anwendungskontext (Kunde/Kontakt, Projekt, Ticket, Verkaufschance) mittels Suchfunktion zugegriffen werden können. Hierzu werden Dokumente um Zusatzinformationen wie z.B. Schlagworte ergänzt, die zu jedem Dokument als Datensatz in der Datenbank abgelegt werden. Dokumente können alle Arten von Dateien sein, die auf digitalen Medien gespeichert werden können, also Word Dokumente und Vorlagen, Excel Tabellen, Power Point Präsentationen, E-Mails, Videos, PDF Dateien aber auch Referenzen zu Webseiten. Alle Dateien können per einfachem Mausklick mit den zugehörigen Standardprogrammen geöffnet werden

Einscannen von Dokumenten

Wenn Sie z.B. zu einem Kontakt, einer Kampagne oder zu einem Projekt ein Dokument einscannen möchten, legen Sie das Dokument einfach auf Ihren Scanner und klicken im Ribbon Menue auf "Scan To CRM". Sie brauchen nur noch einen Namen für die Dokumentenablage und das eingescannte Dokument erscheint dann automatisch in der Kontakthistorie.

  • Der Dokumentenmanager ist ein eigener Anwendungsbereich, welcher Ihnen den Zugriff auf alle Dokumente, Vorlagen und Websites  ermöglicht
  • Im Anwendungskontext (hier Kontakte) werden alle Dokumente zum Datensatz angezeigt. Dokumente werden entweder vom System verwaltet, eingescannt oder per Drag&Drop aus dem Windows Dateimanagwer zugefügt.
  • Alle Dokumente sind mit einem Hyperlink versehen und lassen sich direkt vom Ablageort mit der jeweils verknüpften Anwendung aufrufen.