XRM-Office Ticket Demo

Ticket Demo

Das XRM-Office Ticket-System unterstützt Sie bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen, Serviceaufträgen, Fehlermeldungen usw. Diese Anfragen werden in Form von sog. Tickets gespeichert und je nach Thema oder Zuständigkeit bestimmten Personen (Mitarbeitern) und Kategorien zugeordnet. Kunden und andere Beteiligte können per Mail gezielt über wichtige Schritte oder über den Berabeitungsstand einer Anfrage informiert werden. Mit Hilfe der integrierten Zeiterfassung können Arbeitsschritte dokumentiert und abgerechnet werden.

Verwendete Module:

Basismodul
Projektmodul
Vetriebsmodul

Ticket Erfassen

Ein Ticket kann direkt aus einem Projekt- oder aus einem Kundendatensatz erfasst werden. Man kann aber auch ein leeres Ticket hinzufügen und einen Kunden bzw. ein Projekt später zuordnen. Ein Ticket durchläuft beliebige Phasen wie z.B. "Erfasst", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Jedes Ticket kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden und hat darüber hinaus einen Fertigstellungstermin. Einem Ticket können bei Bedarf weitere Benutzerfelder zugeordnet werden.

Ticket Dokumente

Zu einem Ticket können beliebige Dokumente wie Word-Dateien, E-Mails, Excel-Tabellen oder Fotos gespeichert werden, die per Link direkt aus der Dokumentenliste mit der verknüpften Anwendung geöffnet werden können. Neue Dokumente lassen sich über den Filemanager oder per Drag&Drop in die Dokumentenliste einfügen. Die Dokmentenliste verfügt über einige nützliche Funktionen um Dokumente z.B. in de Zwischenablage zu kopieren oder direkt per E-Mail zu versenden.

Berichte drucken

Ticket Berichte können sowohl gedruckt als auch per E-Mail als PDF Anhang versendet werden. Im Reporting können eigene Ticket Berichte erstellt werden, die alle gewünschten Informationen enthalten. Im Ticket kann per Checkbox festgelegt werden, welche Informationen auf einem Bericht erscheinen sollen und welche nicht. Auf diese Weise läßt sich der Bericht so gestalten, dass nur wichtige Informationen enthalten sind und Informationen zu Vorgängen, die längst erledigt sind nicht ständig wiederholt werden.

Berichte per Mail senden

Jeder Ticket Bericht kann als PDF Anhang an beliebige Empfänger oder an im Ticket festgelegte Empfänger versendet werden. Beim Start des Berichts wird das PDF File automatisch erzeugt. Wahlweise kann der Versandvorgang vonTicket Berichten in der Historie zum Empfänger vermerkt werden, so dass alle Ticket Berichte auf Wunsch in der Dokumentenliste des Kundendatensatzes angezeigt werden.

Projektmanagement: Im Projektmanagement lassen sich Aufgaben und Teilschritte definieren um Projekttätigkeiten zu planen und Mitarbeitern zuzuweisen. Jeder Projektschritt oder Teilschritt läßt sich per Klick in ein Ticket konvertieren. Die im Projekt eingestellten Planwerte werden in das Ticket übernommen. Mit Hilfe der integrierten Zeiterfassung können Mitarbeiter Projektstunden notieren. Diese lassen sich in verrechenbare und nicht verrechenbare Positionen unterteilen.
Zeiterfassung: Mit Hilfe der Ticket-Zeiterfassung kann der zeitliche Aufwand von Aufgaben und Arbeitsschritten ermittelt werden. Aufgaben und Schritte müssen dabei nicht zwangsläufig einem bestimmten Projekt oder Kontaktdatensatz zugeordnet werden. Der Eingabebereich der Zeiterfassung kann um Benutzerfelder erweitert werden, so dass zusätzliche Informationen wie Kosten oder gefahrene Kilometer erfasst werden können.
Abrechnung von Positionen der Zeiterfassung: Positionen der Zeiterfassung können an einen im Ticket definierten Kunden berechnet werden. Einzelne Positionen können von der Berechnung ausgenommen werden, wenn es sich z.B. um interne Stunden handelt, die zwar einem Projekt bzw. einer Aufgabe zugeordnet werden müssen aber nicht an Kunden verrrechenbar sind. Das Ticket wird einfach per Klick in einen Auftrag übernommen. Der Auftrag kann dann als einzlen Rechnung oder Sammelrechnung weiterverarbeitet werden. Die abgerechneten Positionen werden im Ticket gesperrt. Das Ticket kann bei Bedarf weiterbearbeitet werden, falls es mit der Rechnungstellung noch nicht abgeschlossen ist.
Service-Tickets: Das Ticketsystem kann dazu verwendet werden, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Z.B. kann eine Kundenbeschwerde als Ticket erfasst und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Im Aktivitätenprotokoll (Notizmodul) können sämtliche Aktivitäten sowie die Kommunikation mit der Fachabteilung und mit dem Kunden dokumentiert werden. E-Mails und andere Dokumente wie Fotos und PDFs können in die Dokumentenliste gespeichert werden.

Ein neues Ticket anlegen und bearbeiten

Um ein neues Ticket zu erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder ein neues, leeres Ticket anlegen oder wählen zunächst eine Firma oder ein Projekt aus. Danach können Sie über das Register "Vertrieb" / "Neues Ticket" zum Firmen- oder Projektdatensatz ein neues Ticket anlegen. Es ist auch möglich, ein Ticket für eine bestimmte Person anstelle einer Firma anzulegen. Wenn Sie im Kontakt- oder Projekdatensatz eine Ticketübersicht als Steuerlement eingefügt haben, können Sie Tickets direkt aus einem Kontakt oder Projekt heraus aufrufen.

Den Ticketdialog an eigene Bedürfnisse anpassen

Sie können den vordefinierte Ticketdialog verwenden, diesen Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder einen völlig neuen Dialog mit eigenen Registerseiten, Feldgruppen und Felder anlegen. Zum Beispiel ist es nicht in jedem Fall sinnvoll, eine Zeiterfassung oder ein Dokumentenmanagement in den Ticketdialog zu integrieren. Sie können daher auf Eingabebereiche, die nicht benötigt werden verzichten. Sie können die Anordnung von Feldgruppen und Eingabebereichen völlig frei gestalten und auf Wunsch eingene Picklisten und Felder definieren.

Ticket Berichte

Dem Ticketdialog ist ein Standardbericht zugeordnet, der dazu verwendet werden kann, aktuelle Informationen an Kunden oder andere Empfänger weiterzuleiten. Der Standardbericht kann mit Hilfe des Berichtsdesigners (Vertriebsmodul) individuell gestaltet werden, so dass die Berichtsinhalte aus der Datenbank bei bedarf angepasst werden können. Der Bericht kann ausgedruckt oder per Mail versendet werden, wobei aus dem Bericht automatisch eine PDF Datei erstellt wird. Diese wird versioniert, so dass keine Informationen verloren gehen.

Im Reporting können weitere Berichte erstellt und bei Bedarf gedruckt oder versendet werden. Für Vertriebsaufträge bzw. Rechnungen kann es wichtig sein, dass Positionen aus der Zeiterfassung entweder als Rechnungsanhang oder direkt in der Rechnung erscheinen. Dies ist selbstverständlich möglich. Eine entsprechende Berichtsvorlage wird mitgeliefert. Diese kann natürlich bei bedarf angepasst werden.