Damit Sie einen bequemen Zugriff auf alle Projekte haben, werden diese in einer Selektionsliste angezeigt und können von dort per Klick in der Detailansicht geöffnet werden. Sie können für Ihre Projekte auch mehrere Navigationslisten angelegen um z.B. Objekte nach Vermietung und Verkauf zu unterscheiden. Über die Schnellsuche können Sie Projekte nach Stichworten suchen, bei umfangreichen Listen können Excel-ähnliche Filter eingesetzt werden, die Ihnen die Selektion vereinfacht. Welche Projekt-Informationen in der Selektionsliste angezeigt werden, können Sie selbst bestimmten. Wenn Sie z.B. schon in der Listenansicht sehen möchten, welche Mitarbeiter welche Objekte verwalten, können Sie das hierfür vorgesehnen Feld "Zugewiesen an" anzeigen lassen. Sie können in den hier gezeigten Feldern sogar Änderungen vornehmen, ohne die Deatilansicht zu öffen.

In der Detailansicht werden sämtliche Projektinformationen verwaltet. Alle Informationen und Eingabebereiche zu Projekten lassen sich in Register und Feldgruppen unterteilen. Im Beispiel sehen Sie, dass die Projektinformationsbereiche nach Allgemeinen Informationen, Detailinformationen, Beschreibungen, Notizen, Anlage, Kontakte und Aufgaben in einzlne Register aufgeteilt sind. Auf der ersten Registerseite (Abbildung) werden die wichtigsten Objektdetails sowie alle Objektfotos gezeigt. Fotos, die hier erscheinen können Sie Kategorien zuordnen und in Maklerexposés verwenden. Für Projekte sind darüberhinaus verknüpfte Funktionen wie Ticket anlegen, Bericht versenden und Bericht drucken verfügbar. Mit Hilfe von Tickets lassen sich z.B. projektbezogene Aufgaben defnieren und delegieren. Die Berichtsfunktion kann dazu verwendet werden, Exposés zu drucken und zu versenden.

Projektdetails können neben den vordefinierten Datenbankfeldern zusätzlich bis zu 300 individuelle Felder enthalten. Die Felder (Benutzerfelder) können Sie selbst beschriften und ihrer Verwendung nach mit Picklicksten (Dropdownlosten) verknüpfen, so dass Sie Inhalten eigene Eigenschaften ganz nach Ihrem persönlichen Bedarf zuweisen können. Für umfangreichere Texte könne Sie sogenannte RTF Textfelder verwenden, die auch Formatierungen enthalten können. Auf diese Weise lassen sich alle Informationen die Sie später in Berichten, wie z.B. einem Maklerexposé, verwenden direkt im Projekt zentral verwalten.

Mit Hilfe des integrierten Dokumentenmanagements können Sie alle erforderlichen Dateien und Anlagen bequem in einer Liste verwalten. Hierzu gehören u.a. der Schriftverkehr (E-Mails und Briefe), Fotos, Vertragsentwürfe, Pläne, Excel Tabelle, usw. Alle Dateien lassen sich per Klick sofort öffnen. Sie brauchen nie wieder im Windows Explorer nach Dateien zu suchen, die Sie alle Dateien, die zu einem Projekt gehören, direkt im Projektdatensatz finden. Alle Dateinen lassen sich Personen zuordnen, kategorisieren und mit Schlagwörtern versehen, so dass Sie jederzeit alle Projektdateien auch im Dokumentmanager, also unabhängig von der Projektverwaltung suchen können. Alle Dateien werden im Dateisystem von XRM-Office strukturiert abgelegt, so dass Sie jederzeit auch außerhalb der Anwendung auf Dateien zugreifen können. Es wird hierfür keine besondere Software benötigt.

Das Berichtsdesigner Tool kann verwendet werden, um beliebige Exposés anzulegen. Sie können z.B. für unterschiedliche Geschäftsbereiche (z.B. Vermietung/Verkauf oder Gewerbe/Privat) verschiedene Exposés gestalten. Exposes können über den Reportviewer ausgedruckt und/oder über den Versanddialog per E-Mail an einzelne Empfänger versendet werden. Über das Kampagnenmodul ist es möglich, Interessentenlisten anzulegen. Diese Listen lassen sich mit einem Bericht verknüpfen, so dass auch Massensendungen von Exposes per Mail als PDF Anhang möglich sind. Sie können anschließend direkt aus einer Liste heraus Interessenten per Klick (CTI Funktion) anrufen.

Der Berichtsdesigner ist ein im Vertriebsmodul integriertes professionelles Tool, mit dem sich eigene Berichte wie Exposés, Rechnungen, Angebote, Kundenlisten, Statistiken usw. erstellen lassen. Der Berichtsdesigner ist ein äußerst leistungsstarkes Tool, welches ähnlich aufgebaut ist , wie der Microsoft Access ® Berichtsdesigner. Die angelegten Berichte werden im XRM-Office Berichtsmanger den entsprechenden Anwendungen zugeordnet und können dort mit variablen Layoutmerkmalen versehen werden. So kann im Berichtsmanager beispielsweise eingestellt werden, ob ein Bericht mit Grafiken für Geschäftslogos oder Briefkopfheader gedruckt werden soll oder nicht. Es können außerdem variable Beschriftungselemente eingefügt werden und Sprachvariablen in Abhängigkeit vom Sprachkennzeichen des Kontaktes verwendet werden.