Personal-Demo: Bewerbermanagement

Dieses Beispiel zeigt, wie man XRM-Office zur Personalverwaltung einsetzen kann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten alle Informationen zu Stellenausschreibungen verwalten und eine vollständige Erfassung von Bewerberdaten inkl. E-Mail Verkehr, PDF Anlagen wie CV, Lebensläufe oder Anschreiben realisieren können.  Das Beispiel verdeutlicht ebenfalls wie der Versand von E-Mails organisiert werden kann, um Bewerber über den Status ihrer Bewerbung zu informieren oder um Einladungen zu Bewerbungsgesprächen oder Absagen zu versenden. Alle Aktivitäten einer Stellenausschreibung werden digital dokumentiert, können von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden und bleiben auch für eine spätere Verwendung erhalten.

Stellenausschreibung einrichten Bewerberdaten verwalten Korrepondenz mit Bewerbern
Stellendefinition und Bewerberliste

Stellendefinition und Bewerberliste

Eine Stellenbeschreibung wird im CRM als Projekt eingerichtet. Für Stellenbeschreibungen wird daher zunächst ein neuer Projektyp angelegt, da u.U. weitere Projektarten im Unternehmen verwendet werden. Der Projektart "Stellenausschreibung" werden im Customizing alle erforderlichen Inhaltsfelder und Eingabebereiche mit den dazu gehörigen individuellen Bezeichnungen zugeordnet.

Eigenschaftsliste

Eigenschaftsliste

Fügen Sie einer Stellenausschreibung beliebige Eigenschaften zu, um ein Stellenprojekt ausführlich zu beschreiben. Auf diese Weise erstellen Sie ein klar definiertes Anforderungsprofil, welches Sie später mit eingehenden Bewerbungen abgleichen können.

Stellenausschreibung im Detail

Stellenausschreibung im Detail

Der Dialog enthält eine weitere Registerseite, um z.B. eine Kopie der veröffentlichte Anzeige zu präsentieren oder weitere beliebige Merkmale einer Stellenposition bereitzustellen, die in der Eigenschaftsliste aus bestimmten Gründen nicht erscheinen sollen.

Dokumente und Anlagen

Dokumente und Anlagen

Sie können einem Stellenprojekt eine Dokumentenliste hinzufügen, um dort beliebige Dateien zu verwalten die sie per Klick auf einen Link direkt mit dem verknpften Programm öffnen können. Sie können z.B. besonders interessante Bewerbungen, die Sie per Mail erhalten haben direkt inkl. sämtlicher Anlagen aus MS Outlook in die Liste ziehen. Dadurch erhält jeder, der Zugriff auf den Dialog hat alle wichtigen Informationen zu eingehenden Bewerbungen.

Bewerberdaten

Bewerberdaten

Die erste Registerseite des Bewerberdialogs enthält alle personenbezogene Basisdaten wie z.B. Name, Anschrift(en), Kommunikationsdaten usw.. Wie jeder andere Dialog im XRM-Office kann auch dieser Dialog Ihren Vorstellungen entsprechend gestaltet werden, indem Felder individuelle beschriftet, hinzugefügt oder entfernt werden. Selbstverständlich können auch eigene Benutzerfelder und Picklisten eingerichtet und verwendet werden.

Bewerberinfos

Bewerberinfos

Die zweite Registerseite des Bewerberdialogs enthält weitere wichtige personenbezogene Informationen sowie einige Statusinformationen und im unteren Teil eine Liste mit individuellen Eigenschaften des Bewerbers. Diese Tabelle kann bequem mit Hilfe von vorgegeben Merkmalen erstellt werden. Eigenschaften lassen sich aus einer Dropdownloste (Pickliste) auswählen und können mit Informationen, die aus der schriftlichen Bewerbung hervorgehen, ergänzt werden. Die fertige Liste kann u.a. dazu verwendet werden, um sie mit dem Anforderungsprofil einer Stellenauschreibung zu vergleichen.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen

Auf dieser Seite können Sie den Bewerber einer oder mehren geplanten E-Mal Versandaktion für Statusinformationen, Einladungen oder Absagen zuordnen. Eine Benachrichtigung per (Serien-)Brief oder Telefonanruf wäre ebenso möglich. Sie können eine Korrespondenz aber auch direkt aus dem Datensatz des Bewerbers durchführen, wenn etwa eine Benachrichtigung individuell oder besonders eilig erfolgen soll.

Dokumente und Anlagen

Dokumente und Anlagen

Hier werden Informationen verwaltet, die direkt mit einer Bewerbung im Zusammenhang stehen. Man kann, wie das Beispiel zeigt, Felder definieren, die Aufschluss über das aktuelle Beschäftigungsverhältnis geben sowie eine Dokumentenliste definieren, die Dateien enthält, wie z.B. Lebenslauf/CV, Zeugnisse, Bewerbungsanschreiben oder ggf. einen Arbeitsvertrag Entwurf.

E-Mail Kommunikation

E-Mail Kommunikation

Für die E-Mail Kommunikation mit Bewerbern können Sie das Kampagnentool verwenden, um Nachrichten wie z.B. Statusinformationen, Einladungen oder Absagen zu versenden. Sie können jederzeit eine einzelne Mail basierend auf einer zuvor definierten Vorlage versenden oder Gruppen von selektierte Empfängern benachrichtigen. Das Beispiel zeigt eine im Kampagnenmodul eingerichtete Aktion zum Versenden von Absagen.

E-Mails versenden

E-Mails versenden

Sie können im Datensatz des Bewerbers festlegen, welche Art von Benachrichtigung (z.B. Einladung oder Absage) ein Bewerber erhalten soll. Alternativ können Sie im Kampagnentool einzelne Bewerber hinzufügen oder entfernen. Die Kampagne enthält eine Textvorlage, die für den E-Mail Versand verwendet werden soll. Textvorlagen könne Variablen enthalten, um z.B. E-Mails zu personalisieren. Dei Abbildung zeigt die Versandvorschau einer E-Mail Aktion.

Das Beispiel erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jedes Personalbüro arbeitet anders und hat unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche bezüglich einer Anwendung für das Bewerbermanagement. Wir möchten zeigen, dass für die Verarbeitung von Informationen rund um Stellenausschreibungen keine aufwändige Branchensoftware erforderlich ist, wenn es um eine einfache Personal-, bzw. Bewerberverwaltung geht. Mit relativ geringen Mitteln können durch individuelles Customizing im XRM Office alle Personalinformationen verarbeitet bzw. ein komplettes Bewerbermanagement eingerichtet werden, so dass die Anschaffung einer speziellen Software hierfür in vielen Fällen nicht mehr erforderlich ist.