Es ist z.T. erstaunlich, welchen Aufwand Softwarehersteller derzeitig betreiben, um Anwendungen und Nutzerdaten permanent im www verfügbar zu machen. Doch nicht für jeden ist ein Webinterface für ein Kundensystem erforderlich und sinnvoll. Um es vorweg zu nehmen: XRM-OFFICE hat keine eigenen Webservices oder Mobile Apps. Dennoch können Sie mit XRM-OFFICE mobil arbeiten, indem Sie Ihre bereits vorhandenen "on Board" Ressourcen nutzen. Die Verfügbarkeit von Software auf mobilen Endgeräten hängt heute nicht mehr allein von der Anwendung selbst ab. Für Unternehmen stellt sich daher grundsätzliche die Frage, ob und wie Anwender externen Zugriff auf Unternehmenssoftware erhalten. Aber auch wenn Sie keinen Terminalserver oder eine andere Netzwerklösung wie z.B. Citrix einsetzen, einige wichtige Features zur Nutzung von Daten auf mobilen Geräten oder externen PCs sind im Unternehmen oft schon vorhanden. Mit Windows 10 ® und MS Office 365 ® eröffnen sich völlig neue Perspektiven. Daten-Mobilität erreichen Sie bereits, wenn Sie z.B. MS Outlook ® und ein Smartphone oder Tablet PC in Verbindung mit einem (kostenlosen) Microsoft Konto nutzen. Noch besser sind Sie versorgt, wenn Sie MS Office 365 ® einsetzen. Dann verfügen Sie sogar über eine Anzahl von Exchange Server Konten und können Clouddienste wie One-Drive for Business ® oder Skype for Business ® nutzen.
XRM Office in der Cloud
Über VPN und RDP können Sie XRM-OFFICE jederzeit von externen PCs oder Notebooks starten. Sie können auch bei uns oder bei Ihrem Provider eine SQL Server Datenbank mieten, die dann im Internet erreichbar ist. XRM-OFFICE wird dann einfach auf Ihrem Notebook oder Tablet installiert und mit der Datenbank verbunden.p>
Ihre persönlichen Kontakte werden im CRM zur Übertragung an MS Outlook selektiv gekennzeichnet. Änderungen werden (auf Benutzeranforderung) in beide Richtungen repliziert. Sie müssen nur noch auf Ihrem Smartphone eine App einrichten, die mit Microsoft Outlook ® kommunizieren kann. Diese gibt es z.B. kostenlos von Microsoft. Bei Terminen, die in XRM-OFFICE erfasst werden, handelt es sich um herkömmliche Outlook Termine, die standardmäßig in den vorgesehenen Outlook Kalendern erscheinen und damit auch auf Ihrem Smartphone oder auf Outlook.com bzw. MS Office Online ®.
Auch wenn Sie mit Ihrem Notebook einmal keinen externen Zugriff auf XRM-OFFICE haben, können Sie von überall Kontaktdaten mit mit Microsoft Outlook ® erfassen und diese dann später in das CRM System übernehmen. Tipp: Outlook unterstützt seit längerem schon die Stifteingabe für Tablets, was die mobile Datenerfassung in vielen Fällen vereinfacht. Den Stift können Sie in Dokumenten wie eine Maus benutzen: Mit ihm lässt sich markieren, radieren, ausschneiden und einfügen. Es ist möglich, Notizen als Anmerkungen in Textabschnitten oder Tabellenfeldern zu verankern.
Am besten Sie richten als Hauptordner für die XRM-OFFICE Dokumentenverwaltung einen Ordner ein, den Sie über das Internet erreichen können. Z.B. können Sie Ihre Ordnerstruktur auf MS One Drive ® oder MS One Drive for Business ® verwalten. Das war's auch schon fast. Sie müssen auf den externen Geräten ebenfalls One Drive installieren und können Ihre Dateien ganz normal über den MS Explorer oder XRM-OFFICE öffnen und verwalten. Mit One Drive sind Ihre Dateien sogar offline verfügbar.